TỰ TIN GIAO TIẾP QUA ĐIỆN THOẠI (PHẦN 2)

Phần 2: Kỹ năng THỰC HIỆN cuộc gọi đi

1. Những kỹ năng cần thiết

Lời chào hỏi qua điện thoại cần phải ngắn gọn, súc tích

→Việc chào hỏi qua điện thoại cần cố gắng thực hiện đơn giản, để có thể bắt ngay vào chủ đề chính.

Thông tin rõ ràng những chi tiết cần thiết như tên, chức vụ, bô phận và yêu cầu của người thực hiện cuộc gọi

Hỏi thăm tình hình của đối phương, xác nhận tình trạng hiện tại người đó có thể nói chuyện được hay không

→Nên xác nhận tình trạng của người đó hiện tại như thế nào, có thể tiếp điện thoại được không. Tùy tình huống cụ thể mà chúng ta cân nhắc việc gọi lại vào khi khác. Ngay cả lúc truyền đạt yêu cầu hoặc tóm tặt điểm chính của câu chuyện, hãy cố gắng để không làm lãng phí thời gian của họ.

Truyền đạt rành mạch các yêu cầu, và không làm lãng phí thời gian của đối phương

Cuối cùng, gửi lời cảm ơn đối phương đã dành thời gian tiếp chuyện hoặc lời chào để kết thúc

→Xác nhận điểm chính của câu chuyện vừa nói với đối phương và kết thúc bằng những câu xã giao lịch sự như “Xin chân thành cảm ơn”/ “Xin nhờ giúp đỡ”.

Đặt ống nghe xuống một cách nhẹ nhàng

→Khi khi cúp máy, hãy cố gắng đặt ống nghe xuống một cách nhẹ nhàng, tráng gây ra tiếng “Cạch” lớn vì sẽ rất thất lễ.

2. Lưu ý:

- Âm vực của giọng nói, thái độ tích cực, nụ cười trên môi cũng gây ảnh hưởng lớn đến người nghe nên các bạn hãy lưu ý để có cuộc điện thoại tạo được ấn tượng tốt nhất.

- Người Nhật cũng thường tránh gọi điện thoại vào những giờ sau: vào lúc sáng sớm, ngoài giờ làm việc và thời gian đối tác sắp ra về.

- Cần chuẩn bị sẵn các tài liệu liên quan đến vấn đề sắp bàn bạc trước khi gọi điện thoại

- Để tránh trường hợp sau khi cúp máy mới nhận ra có một số việc quên nói, nên liệt kê ra giấy ghi chú những việc cần bàn, vừa nói chuyện vừa đánh dấu vào danh sách.

Thông qua cách nhân viên tiếp nhận hay thực hiện cuộc gọi, ấn tượng về công ty có thể được xác định theo hai hướng trái ngược nhau. Nguyên nhân lớn nhất là do không thể nhìn thấy mặt nhau nên việc trao đổi qua điện thoại sẽ trở nên qua loa, và chính ấn tượng có vẻ như không mấy quan tâm, không đáng tin cậy có thể sẽ làm mất đi sự tín nhiệm đối với toàn thể công ty. Thông qua việc chú ý chi tiết kỹ lưỡng từng chút một, sự trưởng thành và thuần thục của bản thân cũng được nâng lên. Hãy cố gắng ghi nhớ những kỹ năng trên để ngày càng tự tin hơn trong giao tiếp điện thoại, đồng thời tạo cho mình phong cách làm việc thật chuyên nghiệp các bạn nhé!

Nguồn: Vejun.edu.vn