Với các bạn đã được nhận naitei thì tháng 4 là thời điểm bắt đầu một công việc. Vậy, bạn cần chuẩn bị những gì để có thể tự tin khi bắt đầu ở một nơi làm việc mới?

Thứ nhất, Làm việc không chỉ là “có mặt ở công ty”

• 3 điều người đi làm cần có

Đảm bảo thời gian làm việc là yêu cầu cơ bản nhất mà bất cứ công ty nào cũng có, thế nhưng ở công ty Nhật, việc đến trước giờ làm khoảng 10 phút và ra về sau giờ tan sở khoảng 5 phút đã trở thành luật bất thành văn.

Nắm bắt công việc nhanh chóng. Để có thể làm được việc và theo kịp đồng nghiệp, những nhân viên mới nên chủ động hỏi những việc mà bản thân có thể làm và trợ giúp được cho đồng nghiệp, cấp trên chứ không chỉ đợi đến lúc cấp trên chủ động chỉ việc mới làm. Hiểu rõ vị trí và trách nhiệm của bản thân, tự giác trong công việc. Điều này không những giúp bạn quen với công việc, làm được việc, mà còn giúp bạn có được sự đánh giá cao từ cấp trên và đồng nghiệp.

Biết các quy định của công ty. Ngoài các quy định chung mà công ty nào cũng phải tuân theo, thì mỗi công ty đều có nét văn hóa riêng biệt, nên ngoài những kiến thức chung phải chuẩn bị khi đi làm như ngôn ngữ, chuyên môn, thì kiến thức về những quy định riêng của công ty cũng cần phải nắm rõ. Ví dụ như quy định về thời gian làm ngoài giờ, thay phiên nhau vệ sinh văn phòng,…

• Những điểm cần chú ý về thời gian

Chúng ta đều biết văn hóa làm việc của người Nhật rất coi trọng việc đúng giờ, thế nhưng không phải ai cũng đảm bảo 100% không bao giờ đến trễ. Một số công ty Nhật cũng có các quy định cơ bản để việc trễ giờ không trở thành thói quen của nhân viên như:
– Đi trễ 3 lần sẽ bị mất 1 lần nghỉ có lương. Có công ty sẽ trừ lương như 1 hình thức phạt.
– Nếu có hẹn phải đến trước giờ hẹn 10 phút và để ý tình trạng điện thoại để có thế liên lạc khi cần thiết.
– Chuẩn bị đầy đủ trước khi họp, tránh việc cẩu thả cho dù là họp nội bộ để đảm bảo đúng thời gian đã định cuộc họp có thể diễn ra suôn sẻ.
– Không được sắp xếp đồ đạc chuẩn bị về khi chưa đến giờ tan sở.

• Điều cần làm khi đến trễ

Đôi khi việc đến trễ là bất khả kháng, những lúc đó cách xử lý như thế nào cho hợp lý? Bạn hãy nhớ nằm lòng những việc cần phải làm này nhé.
– Trễ giờ làm: liên lạc đến công ty trước giờ làm việc ít nhất 10 phút, sau đó hãy xin lỗi vì đến trễ, và nếu đến trễ vì lí do khách quan như tàu chậm thì phải nộp giấy trễ tàu hay các giấy tờ chứng minh việc đến trễ là do khách quan.
– Trễ hẹn với khách: Việc đến trễ là điều nghiêm cấm khi có hẹn với khách hàng. Nếu là trường hợp bất khả kháng hãy nhanh chóng liên lạc với phía bên kia và thảo luận về việc dời thời gian gặp hay thay đổi ngày gặp, và không quên xin lỗi về sự bất tiện mà mình đã gây ra.

Trong bất cứ trường hợp nào, ngụy biện cũng là điều tối kỵ, vì thế khi trễ giờ, trước hết hãy nói lời xin lỗi, và khi được hỏi lí do hãy trả lời chân thật . Việc xin lỗi chưa hẳn là việc nhận mình sai mà có khi nó thể hiện thái độ tích cực, có ý thức trách nhiệm.

Thứ hai, Thái độ nơi công sở

Giữ tư thế đúng: Việc giữ đúng tư thế khi đi lại, hay khi ngồi làm việc vừa giúp không làm ảnh hưởng đến sức khỏe của bạn, và quan trọng hơn nó còn giúp không gây mất thiện cảm hay gây cảm giác “nhìn đã thấy mệt” cho những người xung quanh.

Chú ý đến xung quanh: Khi nói chuyện hay bàn bạc với đồng nghiệp, các bạn đừng quên chú ý đến những người xung quanh nhé. Có thể trong lúc nói các bạn vô tình nói hơi to làm đồng nghiệp xung quanh mất tập trung, đặc biệt khi họ đang nói chuyện điện thoại với khách hàng thì vô cùng thất lễ đấy.

Tích cực nhấc điện thoại: Đối với người mới việc nhận điện thoại là một trong những việc quan trọng cần làm. Lúc nào cũng để giấy ghi chú gần điện thoại và luôn trong tư thế chuẩn bị để nhanh chóng nhấc máy khi có cuộc gọi đến.

Làm những việc vặt: Việc vặt không phải là việc vô nghĩa. Ở bất cứ công ty nào người mới vào cũng phải làm các công việc như dọn dẹp, sắp xếp giấy tờ, copy, chuẩn bị những thứ cần thiết cho cuộc họp,… Làm việc vặt sẽ giúp bạn quen dần với môi trường làm việc, từ đó học cách quan sát để nhớ việc và sẽ hiểu rõ hơn về công việc mà mình sẽ làm sau này.

Tôn trọng cấp trên và đồng nghiệp: Ở Nhật văn hóa sempai- kouhai rất được coi trọng. Cho dù lớn tuổi hơn, bằng cấp có cao đến đâu, hay biết nhiều thế nào, nhưng khi là người mới ở một công ty mới, cấp trên và đồng nghiệp đều là những người có kinh nghiệm làm việc trong công ty lâu hơn bạn, hãy tôn trọng họ để mối quan hệ trong công việc được thuận lợi, vui vẻ. Mặc dù có đôi lúc bất đồng về ý kiến, nhưng trước hết hãy lắng nghe và , nếu thực sự không phù hợp có thể bàn bạc lại.

Bàn làm việc luôn ngăn nắp gọn gàng: Không chỉ giữ bàn làm việc sạch sẽ ngăn nắp khi làm việc, hãy luôn đảm bảo bàn làm việc trông gọn gàng trước khi rời khỏi công ty. Điều này sẽ giúp bạn có hiệu suất làm việc cao, giữ được môi trường làm việc đẹp mắt khi có khách ghé thăm bất chợt.

Nguồn: irasutoya.com

Thông báo tiến độ, bàn giao công việc trước khi về: Để mọi người có thể nắm được tình hình công việc, phối hợp khi cần thiết, trước khi rời khỏi công ty bạn đừng quên ghi chú lại những việc cần làm vào ngày hôm sau và nhớ thông báo lại tiến độ làm việc với cấp trên nhé.

Không tự ý ra ngoài mà không báo: Đang trong giờ làm việc nếu ra ngoài hãy xin phép cấp trên và thông báo nơi bạn đến, cũng như thời gian bạn quay lại công ty để mọi người sắp xếp công việc cho thuận lợi khi bạn vắng mặt. Việc thông báo có thể bằng cách nói trực tiếp ở cuộc họp đầu giờ sáng hoặc qua email, tuỳ hoàn cảnh. 

Nguồn: irasutoya.com

Ngoài những điều nên làm đã nêu trên, để không ảnh hưởng đến người khác, hãy cẩn thận giữ ý tứ khi có các hành động cá nhân như không tự nói một mình, ngáp, ăn uống, linh tinh trong giờ làm việc,… các bạn nhé!

Thứ ba, Tránh việc công tư lẫn lộn

• Thế nào là công tư lẫn lộn?

Công tư lẫn lộn là khi bạn không phân biệt rõ ràng đâu là công việc đâu là việc riêng. Ai cũng biết rằng không được phép để công tư lẫn lộn, thế nhưng không ít người vẫn để việc này xảy ra, ví dụ như mang đồ dùng của công ty về nhà, làm việc riêng trong giờ làm,… Tất nhiên cũng có công ty chấp nhận được việc này tùy vào tính chất và ngành nghề công việc, thế nhưng để công tư phân minh thì tốt nhất nên tránh. 

• Ranh giới giữa công và tư

Ở Việt Nam nhiều người có thói quen trang trí bàn làm việc tại công ty, mang đồ văn phòng phẩm ở công ty về nhà, sử dụng máy móc ở công ty phục vụ mục đích cá nhân,… tuy nhiên ở Nhật không phải công ty nào cũng cho phép việc này.

Thực tế, một số việc thường gặp được phân chia ra như sau:
– Có thể đi ăn uống cùng đồng nghiệp sau giờ làm, copy bản thông báo về lịch nghỉ lễ có ở công ty, …
– Không được phép làm những việc cá nhân trong giờ hành chính, sử dụng đồ, cơ sở vật chất của công ty cho mục đích cá nhân không liên quan đến công việc như mang bút ở công ty về nhà, mang giấy vệ sinh ở công ty về dùng, tiếp bạn ở công ty, gọi tên đồng nghiệp bằng biệt danh, sử dụng điện thoại của công ty cho việc cá nhân,…

Thứ tư, Bí mật công ty

Giữ bí mật về công việc nội bộ, thông tin cá nhân của các bên liên quan là việc mà bất cứ nhân viên công ty nào cũng phải tuân thủ. Tránh việc lộ thông tin cho người ngoài công ty, người ở bộ phận khác, tránh mang các tài liệu quan trọng ra ngoài. Nếu để thất lạc tài liệu sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến các dự án của công ty, chẳng may đó là thông tin của khách hàng thì còn ảnh hưởng lớn đến độ tin cậy của công ty trong mắt khách hàng.

Nguồn: irasutoya.com

Nhiều bạn trẻ có thói quen chụp ảnh khi làm việc, chụp ảnh ở các bữa tiệc của công ty rồi đăng lên mạng xã hội, các bạn hãy hết sức chú ý nhé, có thể vô tình các bạn chụp luôn một số thông tin trong dự án mới, thông tin khách hàng, thông tin nhân viên trong công ty, lương thưởng và các chế độ của các cá nhân khác, giá và các thông tin về hàng hóa trong quá trình giao dịch, như thế các bạn có thể vô tình làm lộ bí mật công ty mà không hề hay biết.

Vì vậy, với những cố gắng về chuyên môn và cả những quy tắc ứng xử đúng đắn sẽ giúp các bạn có được đánh giá cao từ đồng nghiệp và thuận lợi trong quá trình làm việc. Với những thông tin trên hy vọng có thể giúp các bạn tự tin hơn để có khởi đầu mới thật tốt.
Nguồn: Tomoni