TỰ TIN GIAO TIẾP QUA ĐIỆN THOẠI (PHẦN 1)

Phần 1: Kỹ năng TIẾP NHẬN cuộc gọi

1. Những kỹ năng cần thiết

Nhấc máy trong 3 tiếng chuông reo

→Nếu trong vòng 3 tiếng chuông gọi đến mà bạn không bắt máy, thì điều đó sẽ gây ấn tượng xấu về công ty

Giọng nói to, rõ, tươi sáng, khỏe khoắn

→Việc trò chuyện qua điện thoại một cách rành mạch, âm thanh rõ ràng sẽ dễ giúp bạn ghi điểm với người gọi, từ đó quyết định họ có muốn tiếp tục nói chuyện với bạn nữa không

Luôn để sẵn bút, giấy ghi chú bên cạnh

→Hãy sử dụng bút và giấy ghi chú để không bị bỏ sót những thông tin được trao đổi

Không được vừa nghe điện thoại vừa làm việc khác

→Và tốt nhất là từ bỏ thói quen vừa nghe điện thoại vừa làm chuyện khác, vì rất có thể việc bạn thiếu tập trung sẽ bị người gọi nhận thấy

2. Chuyển máy cho người được chỉ định

- Xác nhận lại người được chỉ định, xin phép đối phương chờ trong giây lát

- Nhấn nút giữ máy, nối máy với người được chỉ định và gác ống nghe sau khi xác nhận

3. Trường hợp người chỉ định vắng mặt

- Xin lỗi và nêu lí do người chỉ định vắng mặt kèm theo xác nhận mong muốn của người gọi như thông báo, gọi lại,..

- Nếu người chỉ định không thể nghe điện thoại, có thể nhờ người đại diện tiếp chuyện. Tuy nhiên cần truyền đạt rõ thông tin và tình trạng trước khi nối máy

4. Trường hợp được nhờ nhắn lại thông tin

- Lấy sổ ghi chú và chép lại nội dung được nghe

- Nhận điện thoại từ ai? Vào lúc mấy giờ?

- Nội dung truyền đạt nói về việc gì?

- Có cần thiết phải gọi lại cho đối phương hay không?

- Viết tên của chính mình (để người nhận biết được ai đã ghi chú)

Nguồn: Vejun.edu.vn