Trích nguồn: tomonivj.jp

 Nhân viên người nước ngoài – cả người mới đi làm hay những người đã làm việc lâu năm trong công ty Nhật – thường gặp khó khăn khi viết business email hay các văn bản đề án gửi đến cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng… Nhiều trường hợp dù đã rất trau chuốt văn bản nhưng vẫn nhận những lời nhận xét như “Nội dung văn bản viết khó hiểu” hay “Văn bản viết còn lan man, chưa được tổng hợp cụ thể”.
 Nếu bạn thường xuyên nhận được câu hỏi “Tóm lại là văn bản muốn đề cập điều gì?” hay bị yêu cầu viết lại một lần nữa… thì là do văn bản được viết chưa được liên kết hợp lý theo tính logic. Tuy nhiên, tình trạng này hoàn toàn có thể được cải thiện nếu có ý thức rèn luyện kỹ năng viết theo logic – Logical Writing Skill để tạo nên các văn bản hợp lý, dễ đọc dễ hiểu.
 Bài bài viết dưới đây sẽ giúp các bạn hiểu thêm các kiến thức cơ bản về Logical Writing Skill cũng như các rèn luyện kỹ năng rất hữu ích trong công sở này nhé.

1. Khái quát về kỹ năng viết văn bản có tính logic 

 Các bạn sinh viên khi trở thành nhân viên công ty đều sẽ được giao cho việc soạn thảo từ nhỏ đến to như: viết email cho đối tác, viết báo cáo nội bộ công ty, lập các bản đề án,… và dù ở cấp bậc nào thì việt tạo các văn bản business là điều bắt buộc. Tuy vậy, khi hoàn thành xong và nộp cho cấp trên/ đối tác thì lại bị phản hồi lại bằng những câu hỏi đại loại như:
  “Tóm lại là cậu muốn nói điều gì?.”
  “Điều cậu viết trong đây có thực sự đúng không??”
    …

 Đây là những lời nhận xét điển hình mà văn bản không có tính logic thường gặp phải.
 Từ “logic” trong tiếng Nhật là “論理的” có nghĩa là có tính hợp lý. Và Logical Writing Skill ( ロジカルライティング) là từ để chỉ việc viết có hệ thống, mạch lạc, rõ ràng, viết theo logic và dễ hiểu để làm rõ một mục đích cụ thể.
 Để một văn bản gọi là được viết theo logic, người viết nên trình bày rõ ràng những gì muốn truyền tải, sắp xếp nó và sau đó tập hợp các câu có mối liên hệ với nhau.

2. Vai trò của việc rèn luyện kỹ năng viết văn bản có tính logic

 Logical Writing Skill là kỹ năng luôn được đòi hỏi cao khi làm việc trong một công ty. Vậy tại sao các công việc lại yêu cầu khả năng này đến vậy? Cùng tìm hiểu những lý do sau đây:

1. Diễn đạt đúng nội dung muốn truyền tải
 Trong công việc kinh doanh, việc đảm bảo truyền tải nội dung một cách chính xác đến người đọc có vai trò rất quan trọng. Cho dù đối phương là đồng nghiệp, sếp, khách hàng hay cấp dưới… thì việc diễn đạt rõ cho họ hiểu về nội dung kế hoạch, đề án, phương pháp là bước đầu tiên để có thể thuyết phục họ. Các hoạt động business là một tập thể liên kết chặt chẽ, cho nên mục đích của việc tạo các tài liệu business là trình bày, truyền đạt và lưu trữ nội dung để trao đổi với người khác. Công việc kinh doanh chỉ có thể suôn sẻ khi được chia sẻ, thấu hiểu và đồng tâm cùng với nhau thông qua các văn bản business. Hơn nữa, từ việc truyền đạt nội dung hiệu quả, Logical Writing cũng giúp nhân viên dễ dàng thuyết phục được đồng nghiệp, đối tác…

Trong thời đại hiện nay, các công cụ tin nhắn như LINE, Slack và Chatwork cũng được sử dụng phổ biến trong business. Không giống như email, những ứng dụng nhắn tin như vậy thường chỉ gửi những tin nhắn ngắn. Nhưng chính vì đó chỉ là một câu ngắn gọn, nên việc có thể viết một câu hợp lý, dễ hiểu và truyền đạt đủ nội dung đến người đối diện lại càng được chú trọng. Chính vì thế có thể nói, Logical Writing là kỹ năng cần thiết trong bất cứ tình huống kinh doanh nào, trong bất cứ thời đại nào để có thể đảm bảo công việc được tiến triển suôn sẻ.

2. Ghi chép nhanh, dễ nhớ trong quá trình đào tạo và học việc
 Cách viết theo logic cũng rất hữu ích trong quá trình mới bắt đầu học việc tại công ty. Lượng kiến thức mà nhân viên khi mới bước vào công ty phải học và làm quen là rất lớn. Chính vì thế để có thể ghi chép nhanh, dễ hiểu, dễ nắm bắt là một kỹ năng các sinh viên nên trang bị trước. Nhân viên mới cần thiết phải học cách ghi chú có tổ chức với mục đích là “để nhắc nhở bản thân xem lại sau này”. Việc tổ chức và viết thông tin với ý thức viết theo logic, hợp lý giúp bản thân nhớ việc nhanh hơn và lâu hơn.
 Đồng thời, việc có thể viết văn bản có tính logic cũng rất hữu ích cho việc đọc tài liệu công việc. Cách trình bày văn bản của một người viết chuyên nghiệp luôn có một cấu trúc logic. Nếu có kỹ năng viết logic, nhân viên mới sẽ có thể nắm bắt cách sắp xếp thông tin, nhận thức được cấu trúc câu được người viết tổ chức trong văn bản, vì thế sự hiểu biết cũng sẽ nhanh tăng lên nhanh chóng.

3. Cách rèn luyện khả năng viết văn bản có tính logic

 Khi đọc một văn bản thường có hai kiểu phản ứng sau: “Cái này có thật không vậy?” và “Chỉ như thế này thôi sao?”. Điều này chứng tỏ văn bản cung cấp thiếu thông tin và thiếu tính thuyết phục. Để khắc phục tình trạng này có thể tham khảo cách luyện viết theo logic như sau:

Bước 1: Thiết lập mục đích viết và lựa chọn ý tưởng

 Trước khi suy nghĩ về chủ đề, cần thiết lập rõ về mục đích và các yếu tố liên quan.
 Nói cách khác, cần trả lời 5W2H như sau:
– What (Cái gì) : Viết về đề gì? Câu hỏi là gì? Vấn đề đề cập là gì?
– Who (Ai): Người viết là ai? Người đọc là ai? Người viết và người đọc đứng trên phương diện/mối quan hệ thế nào?
– Why (With what’s aim? Mục đích): Nói chủ đề này để làm rõ điều gì? Truyền đạt điều gì? Nói để thuyết phục người nghe hiểu/thực hiện điều gì?
– When (Khi nào): Chủ đề đặt trong bối cảnh nào? Điều kiện gì?
– Where (Ở đâu): Chủ đề diễn ra ở đâu?
– How (Như thế nào): Diễn đạt như thế nào?
– How many/much (Giá bao nhiêu): Định mức tầm quan trọng của văn bản/Định mức giá cả kế hoạch, đề án được đề cập.
 Những câu hỏi trên cần được xem xét và suy nghĩ kỹ lưỡng trước khi đi tìm một câu trả lời logic bởi đây chính là bước cực kỳ quan trọng để không đi lạc đề.

 Bước 2: Xây dựng cấu trúc – hoàn thiện.

 Để lựa chọn ý tưởng, người viết chuyên nghiệp, hay các công ty tư vấn thường hay sử dụng phương pháp MECE. MECE là từ viết tắt của Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive – nguyên tắc giúp giải quyết các vấn đề phức tạp bằng cách chia nhỏ thành các loại vấn đề nhỏ hơn.
 Trong đó, Mutually Exclusive (ME) – không trùng lặp. Vấn đề đã đề cập rồi thì không được lặp lại.
Collectively Exhaustive – không bỏ sót bất kỳ vấn đề nào. Suy ngẫm xem còn vấn đề nào có thể xuất hiện nữa không trong những thứ vừa liệt kê ra.
  Cấu trúc của một vấn đề được xây dựng theo phương pháp MECE có dạng như sau:

Trong đó, việc đầu tiên là phải Xác định vấn đề là gì → Tìm Kết luận (chú ý kết luận đó có phải là giải pháp của vấn đề đó không) → Sau đó Triển khai các luận điểm (để minh họa cho kết luận – đảm bảo giữa các luận điểm phải có quan hệ MECE).
 Nghĩa là để đảm bảo Kết luận đưa ra có thể giải đáp Vấn đề một cách thuyết phục, thì các Luận điểm của kết luận phải bao quát đủ đối tượng, không trùng lặp, không thiếu khía cạnh nào.

 Ví dụ Vấn đề được xây dựng theo phương pháp MECE:

Theo sơ đồ trên, để có thể trình bày Kết luận một cách thuyết phục nhất, các Luận điểm cũng phải được xây dựng dựa trên nguyên tắc MECE. Với nguyên tắc không trùng lặp và không bỏ sót, các luận cứ được chia nhỏ và triển khai theo các mục với nội dung chứng minh làm rõ luận điểm đã nêu. Từ đó có thể thấy, tập hợp tất cả các mục nội dung được triển khai từ Luận điểm, Luận điểm và Kết luận sẽ có được tổng quan, đầy đủ về Vấn đề đã được nêu ra.

 Thường thấy có 3 kiểu tư duy logic thường được sử dụng trong nguyên tắc MECE để đảm bảo các luận điểm có thể thống nhất và liên kết khi trình bày vấn đề như dưới đây:
   – Đề cập đến các yếu tố liên quan có tương tác, hỗ trợ nhau. Ví dụ 3C trong business như Customers, Competitors, Company hoặc 4P trong marketing là Products, Price, Promotion, Places.
   – Đề cập đến hai mặt của vấn đề, các yếu tố xung đột như là IQ-EQ, mua – bán, tăng – giảm…
   – Viết theo các bước trong 1 quy trình như Kế hoạch – Hành động – Kiểm tra.
   Việc xem xét và vận dụng theo nguyên tắc MECE sẽ thể hiện việc người viết đã suy nghĩ thấu đáo về vấn đề, thống nhất các đối tượng định viết và định hình sẵn cấu trúc sẽ viết. Như thế văn bản sẽ viết sẽ hợp lý, thuyết phục và đúng quy trình hơn, không bị lạc đề.

Bước 3: Kiểm tra văn bản đã hoàn thiện

 Sau khi hoàn thành theo cấu trúc như trên, cần sửa chữa và điều chỉnh. Đảm bảo nội dung chính xác như cấu trúc và không có câu không cần thiết để đảm bảo tính logic. Đồng thời với việc sửa chữa thì cũng nên điều chỉnh toàn bộ văn bản. Cần điều chỉnh theo tình huống, mục đích hay cách muốn thể hiện. Ví dụ trong trường hợp viết content marketing thì nên điều chỉnh theo phản ứng của người dùng và khách hàng. Đặc biệt lưu ý trách cách viết khô khan, cứng nhắc hay mắc phải khi cố gắng diễn đạt theo tư duy logic. Nếu như thế sẽ vừa không có được sự thuyết phục, vừa gây nên cảm giác nặng nề, miễn cưỡng cho đối phương.

3. Tổng kết:

 Bài viết này đã đề cập đến kỹ năng Logical Writing cũng như cách rèn luyện kỹ năng này thông qua phương pháp MECE phổ biến. Mong rằng các bạn sinh viên và nhân viên mới đi làm sớm rèn luyện và sử dụng nhuần nhuyễn khả năng viết văn bản có tính logic này trong công việc. Quá trình tiếp xúc với công việc còn cần rất nhiều kỹ năng mềm khác, rất mong nhận được các chia sẻ của các bạn để trang có thể xây dựng content và gửi đến các bạn kịp thời hơn.